Cómo planificar una visita de acreditación de la Asociación Adventista de Acreditación (AAA)

La Asociación Adventista de Acreditación de Escuelas, Colegios Terciarios y Universidades Adventistas (AAA) fue establecida en 1997 con el propósito de llevar a cabo la revisión de las prácticas misionales, los valores espirituales y los reglamentos educacionales de las instituciones académicas adventistas.¹ AAA sirve como la entidad acreditadora de todos los programas e instituciones de educación superior de la Iglesia Adventista.² El proceso de acreditación comienza cuando un colegio terciario o universidad adventista recibe la notificación de una visita de AAA de parte del Departamento de Educación de la Asociación General. En esa notificación se incluye el manual de acreditación y el informe de la evaluación previa por parte de la AAA. Las pautas contienen los criterios desarrollados por la AAA, y tienen que ser usados por la institución que recibe la visita para completar una auto-evaluación antes de la llegada del equipo de evaluación de la AAA.³

El proceso de auto-evaluación de la Universidad Adventista de Washington, en Takoma Park (Maryland, Estados Unidos), que antes se llamaba Colegio Terciario Unión de Columbia,⁴ comenzó en 2012. La universidad recibió diez criterios que debía responder según el Formulario B. Las instituciones que usan el Formulario B poseen una larga historia de acreditación por parte de la AAA, son reconocidas por una entidad regional de acreditación, y poseen un historial de adherencia a los reglamentos eclesiásticos. Es más probable que las instituciones adventistas que son nuevas en este proceso de la AAA sean evaluadas según el Formulario A, que requiere un proceso más extenso. La WAU fue evaluada siguiendo diez categorías de criterios incluidas en el Formulario B en ese momento (véase la Tabla 1). En 2013, el Departamento de Educación de la Asociación General redujo de manera significativa el número de áreas del Formulario B de diez a siete (véase la Tabla 2), lo que disminuyó el tiempo requerido para preparar el documento de auto-evaluación. La WAU, sin embargo, ya había hecho progresos significativos en su auto-evaluación, de manera que la institución adhirió al plan de auto-evaluación original.

Presidente de la auto-evaluación institucional

El rector de la WAU me preguntó si podía presidir la comisión de auto-evaluación de la institución. Yo acepté, y recibí el manual de la AAA. Aceptar esa responsabilidad implicaba que mi carga laboral y compromisos se incrementarían durante el siguiente año. El presidente coordina y lleva registro de todos los detalles necesarios para producir un informe de auto-evaluación bien escrito, y hace planes de recibir al equipo de evaluación de la AAA. El equipo evaluador suele incluir a la persona que hace de enlace con la Asociación General (quien preside), el director de educación de la división/vicepresidente de educación, o quien éste designe (será secretario de actas), el presidente y presidente de la junta de la institución, colegas (pares) de colegios terciarios y universidades adventistas, y otros, en consulta con el presidente del equipo y el director de la división. Para coordinar y administrar el proceso de auto-evaluación, se dedicaron los primeros meses a organizar la comisión coordinadora, decidiendo la composición de las diversas subcomisiones, el desarrollo y construcción de un cronograma para todo el proyecto, y la formación de la comisión ejecutiva.

Aunque nos llevó trece meses planificar, investigar, escribir y editar para producir la Auto-evaluación de la AAA ya terminada, nuestra capacidad de completar con éxito el informe se vio incrementada cuando el ente regional acreditador de la WAU, la Comisión de Educación Superior de los Estados Intermedios (i.e., desde Nueva York hasta Delaware, MSCHE por sus siglas en inglés), nos declaró en cumplimiento de sus catorce estándares. Muchos de los recursos que necesitábamos para la auto-evaluación de la AAA también fueron revisados y reunidos por nuestro equipo que llevó a cabo tal evaluación previa para la MSCHE, como por ejemplo: el informe de auto-evaluación de la MSCHE, el manual para el personal, las actas de la junta, los planes de los cursos o cátedras, el manual para el estudiante, el informe de evaluación de educación general, los balances financieros auditados de la institución, los procedimientos de gobierno de la institución, el plan maestro del campus, el manual atlético, el folleto con los datos y las cifras, y varios folletos de relaciones públicas. Sin embargo, el informe de Auto-evaluación de la AAA hizo uso de esos recursos de apoyo de manera diferente que el informe regional de la MSCHE (véase la Tabla 3). Asimismo, el informe de Auto-evaluación de la AAA incluyó el plan maestro de desarrollo espiritual, que describe los objetivos de la vida y el desarrollo espirituales en el campus, y un informe sobre el impacto del plan en la vida de los estudiantes, el personal docente y no docente, y la comunidad en general por medio del plan de estudios, el servicio y la testificación.

Hallé que el que preside la comisión tiene varias responsabilidades. Tiene que hacer informes frecuentes a la administración de la institución, la que necesita  estar al tanto de todas las decisiones de la comisión, y que debería recibir las actas de todas las reuniones. Como presidente de la comisión de auto-evaluación de la AAA, formalicé actas de cada reunión y las hice circular por correo electrónico entre la administración y todos los miembros de la comisión coordinadora.

Otra importante tarea del presidente de la auto-evaluación es planificar una visita exitosa del equipo de la AAA. Esto incluye realizar los arreglos adecuados de alojamiento, transporte desde el hotel a las reuniones en el campus, la planificación de las comidas diarias, un espacio adecuado para trabajar en el campus, y la planificación de reuniones en el lugar con la administración, el personal docente y no docente, y los estudiantes, todo lo cual requirió la colaboración de diversos directivos y personal de la administración, el encargado de la alimentación en la institución, y el de seguridad del campus. La Figura 1 ofrece indicios de la cantidad de tiempo que se necesita para completar la investigación de la AAA y el proceso de redacción de las diversas comisiones.

Comisión coordinadora

Un informe objetivo y exacto de auto-evaluación debería reflejar una evaluación de todo el campus en vez del trabajo de un solo individuo. Un informe equilibrado será resultado de la participación de un grupo amplio de estudiantes y del personal. Una vez que recibimos los criterios y las preguntas asociadas, escogí una comisión coordinadora compuesta por diez individuos, para que supervisen la investigación y las respuestas escritas a cada uno de los criterios de la AAA. Se creó una subcomisión para cada uno de los diez criterios. A cada miembro de la comisión coordinadora se le asignó que escribiera una sección del informe de auto-evaluación y que revisara el trabajo de otros miembros de la comisión. La comisión coordinadora participó así de un proceso de revisión para cada sección del informe de auto-evaluación y brindó sus aportes al presidente de cada comisión coordinadora respecto de mejoras, cambios o adiciones sugeridos.

Invité al director de investigación de la institución para ser miembro de la comisión coordinadora. Quien ocupe esa posición podrá procurar con rapidez los materiales de recursos para la auto-evaluación, lo que reducirá la frustración o el retraso que de otra manera podría experimentar la comisión de auto-evaluación. Si la institución no posee ese cargo, entonces el presidente debería seleccionar una persona que trabaje en las oficinas de administración y que esté familiarizada con el proceso interno de preparar informes que tiene la institución.

Tareas de las subcomisiones

Para la auto-evaluación de la WAU, el presidente de la auto-evaluación para la AAA, en colaboración con el director académico de la universidad, determinó la composición del personal docente, no docente y los estudiantes en cada una de las subcomisiones. Las tareas de la subcomisión fueron determinadas por la naturaleza de las preguntas de cada criterio y el trasfondo específico del personal docente, no docente y los estudiantes. El tamaño de las diversas comisiones fue de cinco a diez miembros, dependiendo de la magnitud de los alcances del criterio específico. Dado que sabíamos que los aportes de los estudiantes serían valiosos, se les pidió a varios estudiantes que estén en ciertas comisiones, como las de desarrollo espiritual y servicios estudiantiles.

Conseguí una lista maestra de todo el personal docente y no docente, y me familiaricé con las capacidades y talentos de cada uno. Resulta muy útil tener una lista de encargados del campus, como así también de los teléfonos y correos electrónicos del personal. El presidente debería escoger individuos que tengan conocimiento y experiencia para las áreas seleccionadas de cada criterio, en virtud de sus cargos en el campus y sus años de experiencia en tales cargos.

En términos ideales, las subcomisiones de auto-evaluación deberían representar una amplia gama de personas y programas en el campus, para garantizar una investigación justa y equilibrada de los programas y departamentos de la institución. Las comisiones de auto-evaluación funcionarán como un mecanismo de recolección de datos en el campus, cuya misión será la de evaluar, analizar y efectuar recomendaciones sobre la base de las respuestas a los criterios. Traté de ser sensato en el proceso de selección, para no escoger individuos que se vieran sobrecargados por esta responsabilidad extra debido a sus obligaciones actuales de trabajo o a responsabilidades recientes de acreditación. Por ejemplo, si un individuo había presidido uno de los grupos de auto-evaluación recientes de acreditación (por ejemplo, para la MSCHE), no se le pidió que presidiera una comisión similar, sino al contrario, que colabore en otra comisión relacionada con la AAA.

Hacer que cada subcomisión evalúe uno de los criterios es un método eficiente de cumplir la tarea de redactar el informe de auto-evaluación. Sería un serio error combinar varios criterios y encargarlos a una sola subcomisión como manera de reducir el número de subcomisiones. El proceso se volvería complicado y confuso, y sería un uso ineficiente del tiempo de la comisión. También produciría una comisión disfuncional, debido a objetivos conflictivos de investigación.

La comisión ejecutiva

La comisión ejecutiva es responsable de llevar a cabo todas las ediciones finales antes de enviar la auto-evaluación a quien la imprimirá. Aunque ud. trate de que la comisión sea pequeña, asegúrese de incluir individuos con experiencia en trabajo editorial, de estilo y contenido, que puedan corregir errores gramaticales y ortográficos, y que participen periódicamente de la creación de informes institucionales e investigaciones académicas. Como este tipo de redacción editorial requiere una inversión significativa de tiempo, solicité un estipendio para estos miembros que compensara todo el trabajo adicional. Los demás miembros de la comisión eran personal de tiempo completo y no recibieron compensación extra. La comisión ejecutiva estuvo compuesta por cuatro individuos, incluido el presidente de la auto-evaluación de la WAU.

Una comisión ejecutiva comienza la tarea cuando la comisión coordinadora ha terminado de efectuar una revisión de las respuestas a los criterios. Su tarea primordial es efectuar las ediciones finales, para que el borrador que se publique sea coherente y esté corregido. En la comisión debería incluirse una persona atenta a los detalles y que pueda descubrir cuestiones editoriales tales como problemas de puntuación y de construcción de oraciones; sin embargo, ninguna persona puede encontrar todos los errores por sí misma. Los responsables de redactar el borrador final pueden verse absorbidos fácilmente con la exactitud de los contenidos a expensas de descubrir problemas editoriales. El paso final es que la comisión ejecutiva contacte al impresor y se asegure de que todo el trabajo sea completado de manera uniforme. Nuestro informe final tuvo 78 páginas de contenido, y 26 páginas de apéndices, gráficos y tablas. El documento quedó entonces listo para la revisión de la comisión durante su evaluación.

Qué hacer antes de la primera reunión de la comisión coordinadora

1. Ubique todos los materiales de referencia. Los presidentes de las subcomisiones tienen que saber dónde hallar información sobre los puntos incluidos en sus criterios específicos. Si su institución emplea a un individuo para que sea responsable de producir informes regionales, estatales o nacionales, esa persona puede ser un guía de referencia indispensable.
2. Cree un paquete que contenga toda la información necesaria. Los materiales deberían incluir el documento de auto-evaluación más reciente, las últimas recomendaciones de la AAA, los criterios específicos de cada equipo, y un cronograma para la comisión coordinadora.
3. Prepare una lista de todos los materiales usados en la acreditación regional que resultan pertinentes para los criterios específicos de la auto-evaluación de la AAA. Si su institución posee una acreditación regional, las normas de acreditación regional pueden ser combinadas con los criterios de la AAA. Este índice servirá de guía útil para que los presidentes de la comisión coordinadora encuentren los hallazgos recientes de los informes de acreditación regional. Eso nos resultó sumamente útil para localizar áreas ya evaluadas.
4. Seleccione y reserve una buena ubicación donde reunirse, que tenga acceso a un proyector, conexión de Internet de alta velocidad, y una pizarra donde escribir.
5. Escoja un tiempo para la reunión de la comisión coordinadora que presente la menor cantidad de conflictos posibles con otras actividades del campus y horarios de los miembros, y respételo.

Preparación del cronograma

El presidente de la auto-evaluación de la AAA debería preparar un cronograma razonable que sirva de orientación para el proceso de auto-evaluador. Asegurarse de que todos entiendan la importancia de observar las fechas de entrega que se enumeran en el cronograma. Que todos se pongan de acuerdo con el cronograma desde el comienzo, y procure no desviarse de él. Incluya en el cronograma expectativas razonables respecto de la finalización de las tareas de la comisión.

Prepare un cronograma que sea sensible a las exigencias del calendario académico. Al personal suele resultarle estresante la época de graduación, las semanas de examen, y las vacaciones. Por ello, trate de completar la porción principal de la redacción durante períodos intermedios más largos, como por ejemplo la mitad del semestre o las vacaciones de verano. Esto permitirá que les quede tiempo para que cada responsable termine de redactar su capítulo de la auto-evaluación, y que pueda ser revisado por la comisión coordinadora. Asegúrese de dar algo de flexibilidad al cronograma, para que los participantes en la auto-evaluación no se sientan apurados o sobrecargados. A pesar de la planificación cuidadosa, pueden producirse retrasos por diversas razones, a menudo relacionados con las obligaciones profesionales y personales de los que presiden las subcomisiones.

El cronograma debería indicar específicamente el tiempo, la fecha y el lugar de las reuniones de la comisión coordinadora. Planifique reuniones generales al menos mensuales, para recibir informes sobre los progresos de las subcomisiones y responder preguntas específicas. Los miembros de la comisión coordinadora de la WAU se mostraron en particular interesados por saber dónde hallar los materiales de recursos y cómo interpretar preguntas específicas de un criterio determinado. Sin embargo, nuestra comisión coordinadora siguió el cronograma, reuniéndose cada lunes y miércoles durante el verano, hasta que recibimos el informe de cada subcomisión. Al final de este artículo hay un ejemplo del cronograma que fue preparado y seguido con éxito por la auto-evaluación de la WAU (véase la Figura 1).

Ayudas útiles en Internet

Al comienzo se tomó la decisión de solicitar a todos los presidentes de las subcomisiones que trabajen con sus borradores usando Googledocs.com. El presidente de la auto-evaluación entregó los nombres de los presidentes de las comisiones, y de cada integrante del equipo, a Servicios de Tecnología de la Información (STI) de la institución, para que ellos le permitieran el acceso a este servicio. Se configuró Googledocs.com para permitir que cada equipo accediera a la versión más actual de su borrador. El espacio compartido evitó los problemas que crea tener tantas versiones y USB como miembros. Asimismo, esta práctica evitó el problema de identificar quién contaba con el borrador más actualizado de cada subcomisión. Googledocs.com (1) guardó una copia constantemente de lo escrito, y solo permitió que miembros autorizados del equipo vieran y editaran cada informe; (2) permitió que el presidente de la auto-evaluación accediera a cada documento de las subcomisiones para monitorear el progreso de las comisiones; (3) permitió que cada presidente de subcomisión presentara el trabajo de su grupo a toda la comisión coordinadora vía Internet; y (4) permitió que la comisión organizadora comentara y preguntara por el trabajo presentado. Dado que Googledocs.com es un programa por Internet, se pudo hacer cambios en forma inmediata. La principal desventaja que informaron algunos presidentes de subcomisiones es que el programa les resultó menos fácil de usar de lo que habían anticipado.

Es importante hacer copias del informe a medida que uno lo escribe. No dé por sentado que todo lo escrito será grabado automáticamente por un programa. El sistema de computación usado para redactar el informe final debería ser evaluado en forma periódica para actualizar sus programas antivirus y asegurarse de que todos los programas informáticos funcionen de manera apropiada. Ese paso suele ser pasado por alto al tratar de terminar un informe a tiempo. Tendrá un pequeño costo para la institución, pero algo muy recomendable es suscribirse a Carbonite.com, que permite realizar copias constantes de lo que escriben los redactores. Por ejemplo, el integrante de una subcomisión cometió el error de no usar Carbonite.com en un comienzo y, por el contrario, usó un disco duro externo donde guardar copias de sus documentos, solo para descubrir más tarde que el disco duro no estaba funcionando en forma adecuada, durante una reunión de edición con la comisión ejecutiva. Cuando tratamos de completar la etapa final de edición, la pantalla de la computadora se congeló. Reiniciar la computadora provocó la pérdida de la última sección del documento. ITS procuró recuperar la sección perdida mediante un programa de recuperación de documentos, pero no lo logró. La única solución fue recrear esa sección basándose en anotaciones y lo que se pudo recordar.

Sala de exhibición

Una sala de exhibición es una manera útil de mostrar a los miembros de la comisión evaluadora los materiales en la lista del informe final de la auto-evaluación. La sala de exhibición muestra cuán satisfecha está la institución, su espíritu, entusiasmo comunitario y profesionalismo institucional. Si se lleva a cabo con cuidado, es posible identificar los atributos y las características que comunican directamente la misión y la visión de la institución. La sala de exhibición de nuestra institución mostró todo lo necesario para que el equipo de auto-evaluación pudiera leer y evaluar. La sala incluyó muchos de los mismos documentos utilizados para la visita de acreditación regional. Por ejemplo, pusimos a disposición todos los planes de cátedra de los docentes, las auto-evaluaciones previas y los informes de la junta de la universidad. Varias computadoras portátiles mostraban videos de actividades institucionales, y ofrecimos un mini bar con bebidas, bocadillos, además de una impresora y un proyector. La sala de exhibición se vio mejorada aún más por la exposición de los colores adoptados por la institución para insignias y galas, pósteres misioneros y el uso de manteles estampados. Cada ítem de la sala de exhibición estuvo citado en una hoja maestra que se entregó al equipo de evaluación de la AAA.

La primera reunión con el equipo de evaluación de la AAA fue una orientación general de la sala de exhibición y de cómo acceder a los documentos. Al equipo de evaluación de la AAA le resultó útil usar la sala de exhibición como sala de conferencias y trabajo donde producir sus informes de evaluación. En ocasiones, la sala se usó para brindar comidas al equipo de evaluación. El informe de la AAA expresó una gran felicitación por la sala de exhibición de la WAU, mencionándolo como ejemplo de la amplitud y el tipo de evidencias presentadas.

Reflexiones sobre el proceso de auto-evaluación

Muchos de los problemas encontrados durante el proceso de auto-evaluación para la AAA fueron minimizados por las frecuentes comunicaciones del presidente de la comisión coordinadora con los presidentes de las subcomisiones, por medio de una lista de distribución de correos electrónicos. Asimismo, el trabajo de auto-evaluación fue organizado de manera intencional, con el propósito de permitir que gran parte del intenso trabajo tuviera lugar durante el verano, cuando la carga de trabajo para la mayoría de los miembros de la comisión resultaba menos estresante. Debido al cronograma del equipo de evaluación de la AAA, fue importante hacer gran parte del trabajo antes del primer semestre y completar a tiempo todo el trabajo final de edición. AAA recomienda específicamente recibir el informe de auto-evaluación terminado un mes antes de la visita evaluadora.

En general, la participación en la auto-evaluación fue una experiencia informativa y extensa. El informe fue publicado en el sitio web de la institución antes de ser entregado a la AAA. Esto permitió que la administración, el personal, los estudiantes y los miembros de la junta respondieran, algo que fortaleció el informe final. Una vez que se completó y compartió la auto-evaluación para la AAA, la comunidad del campus tuvo una mejor comprensión de lo que había logrado la institución, y de qué áreas tendría que ocuparse la administración para introducir mejoras futuras. El equipo evaluador de la AAA realizó varias felicitaciones y brindó varias recomendaciones durante su presentación final a la universidad el último día de la visita. Fuimos felicitados por el progreso sustancial para lograr todas las principales recomendaciones pasadas, y por el bien redactado informe. Una importante recomendación de la AAA citó la necesidad de que el plan maestro de desarrollo espiritual de la AAA refleje de qué manera se expresa la singularidad de la misión y el mensaje adventistas para el gran número de estudiantes no adventistas matriculados en la Escuela de Estudios Profesionales y de Posgrado (SGPS). El equipo evaluador de la AAA se mostró en particular interesado de saber cómo se integra la fe a la enseñanza-aprendizaje en todo el plan de estudios dentro de las carreras que ofrece el SGPS.

Un componente importante del proceso de auto-evaluación fue comenzar cada reunión de la comisión coordinadora con un pensamiento devocional por parte del presidente extraído del libro La educación, seguido de una oración a cargo de un integrante de la comisión. Un pensamiento espiritual particular que brindó dirección y energía a la comisión coordinadora fue la siguiente cita: “En el sentido más elevado, la obra de la educación y la de la redención, son una”.⁵ Aunque es importante que cada estudiante obtenga una educación de calidad y un título, aún más importante es que cada estudiante conozca personalmente a Jesucristo como Señor y Salvador. El proceso de auto-evaluación de la AAA es un método formal de determinar con cuánta efectividad se está articulando la misión espiritual de la institución con la población estudiantil, y la responsabilidad de cada empleado de ser modelo de ella. El análisis del plan de estudios de la institución, los eventos del campus, las carreras y los reglamentos permiten que la institución evalúe las fortalezas y debilidades de su misión espiritual.

Durante el segundo semestre de 2013, la AAA nos notificó que habíamos sido acreditados hasta diciembre de 2017. El éxito de nuestro informe ante la AAA se hizo posible porque seguimos el cronograma y trabajamos junto con la administración. Los directivos de la administración brindaron al presidente de la auto-evaluación un presupuesto, los recursos y el personal necesario para terminar la tarea. Como presidente, me sentí privilegiado de trabajar en colaboración con el personal, la administración y los estudiantes de la WAU para garantizar un informe consistente, significativo y de alta calidad.

Grant Leitma

Grant Leitma, PhD, es profesor y director del Departamento de Psicología y Consejería de la Universidad Adventista de Washington (WAU) en Takoma Park (Maryland, EE. UU.). El doctor Leitma obtuvo su doctorado en psicología experimental del Instituto Tecnológico de Chicago (Illinois). Ha publicado muchos artículos, y es miembro de la Asociación Estadounidense de Psicología, la Asociación Estadounidense de Consejería, la Asociación de Consejería de Maryland, y la Asociación Adventista de Profesionales de Vida Familiar. En 2012, el doctor Leitma fue presidente de la comisión de auto-evaluación de la WAU de la Asociación de Acreditación de Escuelas, Colegios Terciarios y Universidades Adventistas, y del informe de auto-evaluación de la WAU ante la Comisión de Educación Superior de los Estados Medios (MSCHE).