COMMENT PLANIFIER UNE VISITE D’ACCRÉDITATION DE L’ASSOCIATION D’ACCRÉDITATION ADVENTISTE (AAA)

L’Association d’accréditation des écoles, collèges et universités adventistes –  AAA (Adventist Accrediting Association) a été créée en 1997 dans le but d’examiner les pratiques missionnaires, les valeurs spirituelles et les politiques d’éducation des institutions d'enseignement adventistes du septième jour¹. L’AAA est l’organisme d’accréditation pour tous les programmes et institutions d’enseignement supérieur appartenant à l’Église adventiste du septième jour². Le processus d’accréditation débute quand un collège ou une université adventiste reçoit un avis préalable à une visite de l’AAA de la part du Département d’éducation de la Conférence générale. Dans cette notification sont inclus le manuel d’accréditation et le rapport d’évaluation précédent par l’AAA. Les directives comportent les critères établis par l’AAA qui doivent être remplis par l’institution hôte pour remplir un rapport d’auto-évaluation avant l’arrivée de l’équipe d’évaluation de l’AAA³.

Le processus d’auto-évaluation pour la Washington Adventist University (WAU) – autrefois Columbia Union College⁴ –- à Takoma Park dans le Maryland (États-Unis) a débuté en 2012. L’université a dû aborder dix critères indiqués dans le formulaire B. Les institutions qui utilisent le formulaire B ont une longue histoire d’accréditation par l’AAA, sont reconnues par un organisme d’accréditation régional et ont des antécédents prouvant qu’elles adhèrent aux politiques d’enseignement de l’Église. Les institutions qui sont nouvelles dans le processus d’accréditation de l’AAA seront plutôt évaluées selon le formulaire A, celui-ci exigeant un plus long processus. À l’époque, la WAU a été évaluée d’après les critères des dix catégories indiquées dans le formulaire B (voir encadré 3). En 2013, le Département de l’éducation de la Conférence générale a réduit de dix à sept le nombre de catégories dans le formulaire B (voir encadré 4). Cela a permis de diminuer le temps de préparation du document d’auto-évaluation. La WAU, cependant, était déjà très avancée dans son auto-évaluation et elle a conservé le plan d’auto-évaluation original.

Le président de l’auto-évaluation de l’AAA

Le président de la Washington Adventist University m’a demandé si j’accepterais le poste de direction en tant que président du comité d’auto-évaluation de l’AAA de l’école. J’ai accepté et on m’a donné les directives de l’AAA. En acceptant le rôle de président de l’auto-évaluation de l’AAA, je savais que ma charge de travail et mes engagements augmenteraient au cours de l’année suivante. Le président coordonne et garde la trace de tous les détails nécessaires à la production d’un rapport d’auto-évaluation de l’AAA bien rédigé. Il planifie aussi l’accueil de l’équipe visiteuse de l’AAA. L’équipe visiteuse est habituellement composée de l’agent de liaison de la Conférence générale (président), du directeur de l’éducation de la division ou du vice- président de l’éducation ou son représentant (secrétaire archiviste), le président, et président du comité de l’institution, des pairs de collèges et universités adventistes et d’autres personnes en consultation avec le président et le directeur de la Division. Afin de coordonner et de gérer le processus d’auto-évaluation, les premiers mois ont été consacrés à l’organisation du comité directeur, à la recherche des personnes devant composer les divers sous-comités, au développement et la construction d’un calendrier pour le projet au complet et à la formation du comité exécutif.

Il nous a fallu treize mois de planification, recherche, rédaction et correction pour achever l’auto-évaluation de l’AAA. Par contre, la production réussie de ce rapport a été améliorée quand l’organisme d’accréditation régional de la WAU – soit le Middle States Commission of Higher Education (MSCHE) –  a estimé que nous étions en conformité avec ses propres quatorze  standards. En fait, plusieurs des ressources nécessaires pour l’auto-évaluation de l’AAA avaient déjà été étudiées et rassemblées par notre précédente équipe d’auto-évaluation de la MSCHE soit : le rapport d’auto-évaluation de la MSCHE, le manuel des professeurs et du personnel, les procès-verbaux des réunions du conseil, les descriptifs de cours, le manuel des étudiants, le rapport d’évaluation de l’enseignement général, les états financiers vérifiés de l’université, les procédures de gouvernance, le plan directeur du campus, le manuel d’athlétisme, la brochure des faits et chiffres et diverses brochures de relations publiques. Par contre, le rapport de l’auto-évaluation de l’AAA a utilisé ces ressources d’appui de manière différente que ne l’avait fait le rapport régional de la MSCHE (voir encadré 5). En plus, le rapport d’auto-évaluation de l’AAA a inclus le plan directeur spirituel de l’université – celui-ci donnant les objectifs de la vie spirituelle et de son développement sur le campus, ainsi qu’un rapport sur l’impact du plan sur la vie des étudiants, des professeurs, du personnel et de la communauté en général par le biais du programme, du service et du témoignage.

Les responsabilités d’un président sont nombreuses. J’ai compris qu’il fallait faire de fréquents rapports à l’administration de l’institution. Celle-ci a besoin d’être tenue au courant de toutes les décisions des comités et à cette fin, elle doit recevoir les comptes rendus de toutes les rencontres. Alors, dans ma fonction de président du comité d’autoévaluation de l’AAA, j’ai rédigé les comptes rendus de chaque rencontre puis je les ai partagés par courriel avec l’administration et tous les membres du comité de direction.

Une autre attribution du président de l’autoévaluation est la planification d’une visite fructueuse de l’équipe de l’AAA. Il a fallu que je réserve les chambres d’hôtel, que je m’occupe des déplacements entre l’hôtel et les réunions sur le campus, que je prévoie les repas quotidiens, que je fournisse un lieu de travail adéquat sur le campus et que je coordonne les réunions sur place avec l’administration, les professeurs, le personnel et les étudiants. Tout cela nécessitait la collaboration de divers agents administratifs et membres du personnel, le directeur des services alimentaires de l’école et celui de la sécurité sur le campus. L'encadré 2 montre quelque peu la quantité de temps qu’il a fallu pour rassembler la documentation de l’AAA et le processus d’écriture par les divers comités.

Le comité de direction

Un rapport d’autoévaluation objectif et précis devrait refléter une évaluation à l’échelle du campus et non être le travail d’une seule personne. On obtiendra un rapport équilibré grâce à la participation d’un ensemble représentatif d’étudiants, de membres du personnel et de professeurs. Dès que les critères, et les questions qui leur sont associées, ont été reçus, j’ai choisi un comité de direction composé de dix personnes pour superviser la recherche et les réponses écrites pour chaque critère de l’AAA. Pour chacun des dix critères, un sous-comité a été mis sur pied. Chaque membre du comité de direction a reçu la responsabilité d’écrire une section du rapport d’auto-évaluation et de réviser le travail d’un collègue membre du comité. Le comité de direction a donc entamé un processus de révision pour chaque section du rapport d’auto-évaluation, et a fourni ses commentaires au président lors de chaque comité directeur sur les améliorations, changements ou ajouts à effectuer.

J’ai invité le directeur de la recherche institutionnelle de l’université à être membre du comité directeur. Une telle personne peut fournir rapidement les documents de référence pour l’étude d’auto-évaluation, et ainsi diminuer la quantité de frustration ou de retard que pourrait sinon rencontrer le comité d’auto-évaluation. Si un tel poste n’existe pas dans votre institution, le président devrait alors choisir une personne qui travaille dans le bureau administratif et qui est familière avec le processus interne de rédaction des rapports de l’école.

Les mandats des sous-comités

Le président de l’étude d’auto-évaluation pour l’auto-évaluation de la WAU, en collaboration avec le doyen de l’université, a déterminé la composition (professeurs/personnel/étudiants) de chaque sous-comité. Les mandats pour les comités ont été déterminés par la nature des critères exigés et les antécédents spécifiques des professeurs, du personnel, et des étudiants. La taille des divers comités variait de cinq à dix membres selon l’ampleur du critère particulier. Sachant que les observations des étudiants seraient précieuses, on a demandé à plusieurs d’entre eux de siéger dans certains comités, dont celui du développement spirituel et des services aux étudiants.

J’ai obtenu une liste maîtresse de tous les professeurs et de tout le personnel, et j’ai appris à connaître leurs aptitudes et talents. Une liste du comité de gestion du campus est très utile, tout comme un répertoire avec numéros de téléphone et adresses des courriels des professeurs dans les divers départements, ainsi que du personnel. Le président devrait choisir des individus qui ont la connaissance et l’expérience dans les domaines de critères sélectionnés en raison de leurs emplois sur le campus et de leurs années d’expérience dans un tel poste.

Idéalement, les sous-comités d’auto-évaluation devraient être constitués d’un large éventail de personnes et de programmes sur le campus afin que l’investigation des programmes et des départements de l’école soit juste et équilibrée. Les sous-comités auront pour fonction de rassembler des faits sur le campus. La mission de ce mécanisme sera d’évaluer, d’analyser et de faire des recommandations basées sur les réponses aux critères. Dans le processus de sélection, j’ai pris soin de ne pas choisir des personnes que cette responsabilité supplémentaire accablerait, celles-ci ayant déjà des obligations dans leur poste actuel ou des responsabilités d’accréditation régionale récentes. Par exemple, si quelqu’un avait été président d’un des groupes d’auto-évaluation pour l’accréditation régionale (MSCHE), je ne lui ai pas demandé de présider un comité similaire mais de servir dans un comité de l’AAA connexe.

Que chaque sous-comité soit chargé d’évaluer un des critères est une méthode efficace pour accomplir le devoir de rédiger un rapport d’auto-évaluation. Une grave erreur – dans le but de diminuer le nombre de sous-comités – serait de demander à un sous-comité de gérer plusieurs critères à la fois. Le processus serait alors lourd, déroutant pour les membres du comité qui ferait un mauvais usage du temps passé en discussion. Les objectifs de recherche étant conflictuels, le comité pourrait être dysfonctionnel.

Le comité exécutif

Ce comité est responsable de faire toutes les dernières révisions avant l’envoi de l’auto-évaluation à l’éditeur. Le comité doit rester petit mais il doit inclure des personnes ayant de l’expérience dans la rédaction et la correction d’épreuves, et ayant l’habitude de produire des rapports d’établissement ou de recherche universitaire. L’ampleur de ce genre de travail éditorial exigeant beaucoup de temps, j’ai demandé une allocation pour ce professeur afin de compenser la somme de travail additionnelle. Les autres membres du comité étaient des employés ou des professeurs à temps plein, ils n’ont pas reçu d’allocation supplémentaire. Le comité exécutif comprenait quatre membres dont le président de l’auto-évaluation de la WAU.

Un comité exécutif commence son travail quand le comité directeur a terminé de revoir les réponses relatives aux critères. Sa première tâche est de faire les corrections finales afin que le projet de texte soit cohérent et soigné. Le comité devrait inclure une personne pointilleuse entraînée à découvrir des problèmes de ponctuation et de construction de phrase ; mais aucune personne, à elle seule, ne trouvera toutes les petites erreurs. Les personnes responsables de la rédaction de la copie finale se laissent facilement absorbées par la justesse du contenu et en oublient l’obligation de dénicher les problèmes rédactionnels. Le comité exécutif doit finalement contacter l’éditeur et veiller à ce que le travail soit bien fait. Notre rapport final a été une publication de soixante-dix-huit pages recto verso de contenu plus vingt-six pages d’appendices, graphiques et tableaux. Le document était alors prêt à ce que le comité visiteur l’étudie alors qu’il venait pour mener son évaluation.

Choses à faire avant la première réunion du comité directeur

1. Trouver tout le matériel et les ressources nécessaires. Les présidents des sous-comités voudront savoir où trouver l’information sur les points en rapport avec leurs critères spécifiques. Si votre institution emploie une personne responsable de la production de rapports régionaux, nationaux ou fédéraux, celle-ci est un guide de ressource indispensable.
2. Produire pour chaque équipe un dossier avec toute l’information nécessaire. Dans les documents devraient figurer le document d’auto-évaluation le plus récent, les dernières recommandations de l’AAA, les critères spécifiques à chaque équipe et un calendrier pour le comité directeur.
3. Produire une liste croisée de tous les documents utilisés pour l’accréditation régionale en rapport avec les critères spécifiques de l’évaluation de l’AAA. Si votre école est titulaire d’une accréditation régionale, les standards d’accréditation régionaux peuvent être croisés avec les critères de l’AAA. Ce catalogue servira de guide utile aux présidents du comité directeur alors qu’ils cherchent à retrouver les conclusions du récent rapport d’accréditation régionale. Nous avons trouvé cela très utile pour repérer des domaines déjà évalués.
4. Choisir et réserver un lieu de rencontre approprié ayant un projecteur, une connexion internet haut débit, un tableau blanc ou noir.
5. Choisir un temps de rencontre pour le comité directeur qui soit le moins possible en conflit avec d’autres activités sur le campus et les horaires des membres, et s’y tenir.

Élaboration du calendrier

Le président de l’auto-évaluation de l’AAA devrait mettre au point un calendrier raisonnable pour guider le processus d’auto-évaluation. Il faut s’assurer que tout le monde comprenne l’importance de respecter les dates limites indiquées dans le calendrier. Que tout le monde se mette d’accord sur l’échéancier dès le début de la démarche, et que personne n’essaie de s’en éloigner. Que le calendrier soit raisonnable quant aux attentes de finalisation des tâches du comité. Que l’échéancier tienne compte des exigences du calendrier scolaire. La remise des diplômes, les semaines d’examens et les temps de vacances sont pour les professeurs et le personnel des périodes de stress. Planifiez de terminer la plus grande partie de la rédaction pendant les périodes de relâche plus longues (vacances de mi-session et vacances d’été). Ainsi chaque président aura le temps de terminer la rédaction de son chapitre de l’auto-évaluation et il y restera du temps pour qu’il soit revu par le comité directeur. Il faut inclure une certaine flexibilité dans le calendrier afin que les participants de l’auto-évaluation ne se sentent pas pressés ou surchargés. Malgré une planification soigneuse, pour diverses raisons, il y aura toutefois des retards, ceux-ci étant souvent dus aux obligations professionnelles et personnelles des présidents des sous-comités.

Le calendrier devrait indiquer clairement l’heure, la date et le lieu des réunions du comité directeur. Planifiez de vous réunir au moins une fois par mois pour donner un rapport des progrès des sous-comités, et pour permettre de régler des questions particulières. Les membres des sous-comités de la WAU étaient particulièrement désireux de savoir où trouver le matériel documentaire et comment interpréter quelques critères précis. Toutefois, notre comité directeur a respecté l’échéancier, se rencontrant tous les lundis et mercredis pendant l’été jusqu’à ce que nous ayons rencontré chaque sous-comité. Nous avons donné à la fin de cet article un exemple du calendrier mis au point et suivi avec succès par l’auto-évaluation de l’AAA de la WAU (voir encadré 2).

Des outils utiles sur Internet

Dès le début, il a été décidé que tous les présidents de sous-comités travailleraient sur leur ébauche de texte en utilisant Googledocs.com. Le président de l’auto-évaluation a communiqué aux Services de technologie de l’information (STI) de l’université, les noms des présidents des comités et celui de chacun de leurs membres afin qu’ils organisent leur accès à ce service. Googledocs.com a été mis en place pour permettre à chaque équipe d’avoir accès à la version la plus récente de leur brouillon. L’utilisation d’un espace partagé a évité d’avoir autant de versions et de clés USB que de membres de comité. De plus, cette pratique a aussi évité le problème d’avoir à identifier qui avait l’ébauche de travail la plus récente. Googledocs.com 1) sauvegardait constamment ce qui était écrit et ne permettait qu’aux membres d’équipe autorisés de voir et corriger chaque rapport ; 2) permettait au président de l’auto-évaluation d’accéder au document de travail de chaque sous-comité afin de surveiller les progrès des comités ; 3) permettait à chaque président de sous-comité de présenter le travail de son groupe à la totalité du comité directeur par Internet ; et 4) permettait au comité directeur de faire des commentaires et de poser des questions sur le travail présenté. Googledocs.com étant un programme d’Internet, les modifications étaient effectuées immédiatement. Par contre, quelques présidents de sous-comité ont signalé que le programme était moins facile à utiliser qu’ils ne s’y attendaient.

Il est important de sauvegarder le rapport au fur et à mesure qu’il est rédigé. Ne prenez pas pour acquis que tout ce qui est écrit sera automatiquement sauvegardé par un programme. Le système informatique utilisé pour le rapport final devrait être régulièrement évalué pour mettre à jour la protection antivirus et s’assurer que le logiciel fonctionne correctement. On néglige facilement cette mesure quand on essaie de terminer un rapport à temps. Un abonnement à Carbonite.com est hautement recommandé. Son coût est faible pour une institution, et il permet aux rédacteur la sauvegarde constante de leurs documents. Par exemple, un membre d’un sous-comité a fait l’erreur de ne pas utiliser immédiatement Carbonite.com. Il a plutôt utilisé un disque dur externe pour la sauvegarde de ses documents. Il s’est aperçu plus tard, malheureusement, au cours d’une réunion de rédaction avec le comité exécutif, que celui-ci était défectueux. Alors que l’on essayait de finir la dernière étape de la rédaction, l’écran de son ordinateur s’est figé. La remise en marche de l’ordinateur a causé la perte de la dernière section du document. Les STI ont essayé de récupérer la section perdue à l’aide d’un programme spécial de récupération des documents, mais en vain. La seule solution fut pour ce membre d’un sous-comité de réécrire cette section à partir de ses notes et de ses souvenirs personnels.

La salle d’exposition

Une salle d’exposition est une façon utile de présenter au comité visiteur, la documentation répertoriée dans le rapport d’auto-évaluation final. La salle d’exposition souligne la fierté de l’école, son esprit, son enthousiasme communautaire et son professionnalisme. Si cette salle est préparée avec soin, elle peut consigner les qualités et caractéristiques qui transmettent directement la mission et la vision de l’institution. La salle d’exposition de notre institution exposait tout ce que l’équipe d’auto-évaluation avait besoin de lire et évaluer. On avait inclus dans cette salle plusieurs démonstrations déjà utilisées pour la visite d’accréditation régionale. Par exemple, nous avons mis à disposition tous les programmes universitaires, les rapports d’auto-évaluation régionaux antérieurs et les rapports du conseil universitaire. Sur plusieurs ordinateurs, on présentait des vidéos des activités scolaires ; nous avons fourni un mini-comptoir pour des boissons rafraîchissantes et des collations ; une imprimante et un projecteur étaient également disponibles. La salle d’exposition était décorée avec goût aux couleurs de l’école, avec des posters indiquant sa mission, et les tables étaient recouvertes de nappes gaufrées. Chaque élément de la salle d’exposition était étiqueté et répertorié sur une feuille de récapitulation distribuée à l’équipe visiteuse de l’AAA.

L’orientation générale de la première réunion avec l’équipe visiteuse de l’AAA a été de présenter la salle d’exposition et de montrer comment accéder aux documents. L’équipe a estimé que la salle d’exposition pouvait servir de salle de conférence et de travail pour la production de leurs rapports d’évaluation. Pour cette occasion, on a servi à l’équipe des repas par un traiteur dans la salle d’exposition. Le rapport de l’AAA a chaudement recommandé la salle d’exposition de la WAU comme une salle modèle par rapport à l’étendue et à la qualité des justificatifs présentés.

Remarques sur le processus d’auto-évaluation

Grâce aux fréquentes communications du président du comité directeur avec les directeurs des sous-comités – à l’aide d’une liste de distribution électronique – de nombreux problèmes ayant surgi pendant le processus d’auto-évaluation de l’AAA, ont été atténués. De plus, le travail de l’auto-évaluation a été intentionnellement organisé de manière à ce que le plus gros de l’activité ait lieu pendant l’été, alors que la charge de travail, pour la plupart des membres des comités était moins astreignante. À cause de la planification de la visite de l’équipe de l’AAA, il était important que la majeure partie du travail se fasse avant la session d’automne et que le travail de révision finale soit terminé dans les délais prévus. L’AAA recommande expressément de recevoir le rapport achevé de l’auto-évaluation un mois avant sa visite.

D’une manière générale, la participation à une auto-évaluation a été une expérience longue mais instructive. Le rapport a été affiché sur le site web de l’école avant d’être soumis à l’AAA. Ainsi, l’administration, les professeurs, les étudiants et les membres des comités ont eu la possibilité de réagir à ce rapport, ce qui a renforcé le rapport final. Une fois l’auto-évaluation de l’AAA achevée et partagée, tous les intervenants du campus ont mieux compris ce que l’institution avait accompli et quels étaient les domaines que l’administration aurait à surveiller pour une amélioration future. L’équipe visiteuse de l’AAA, lors de sa présentation de départ à l’université, le dernier jour de sa visite, a fait plusieurs éloges et recommandations. Nous avons été félicités pour les progrès notables dans la réalisation de toutes les recommandations antérieures et pour un rapport narratif bien rédigé. Une recommandation importante de l’AAA a souligné le besoin pour le plan directeur spirituel de la WAU de refléter comment le caractère particulier de la mission et du message adventiste du septième jour était présenté au grand nombre d’étudiants non adventistes inscrits dans la faculté des études supérieures et professionnelles (School of Graduate and Porfessional Studies- SGPS). L’équipe visiteuse de l’AAA a été particulièrement intéressée à la manière dont la foi et l’apprentissage étaient intégrés dans tout le programme au sein des programmes offerts par la SGPS.

Un élément important du processus d’auto-évaluation a été de débuter chaque comité directeur par une réflexion d’ordre spirituelle tirée du livre Éducation. La méditation présentée par le directeur était suivie d’une prière offerte par un membre du comité. Cette citation en particulier a orienté le comité directeur et lui a donné de l’énergie : « Si l’on y réfléchit profondément, on comprend qu’éducation et rédemption sont une seule et même chose⁵ ». Bien qu’il soit très important que chaque étudiant obtienne une éducation de qualité et un diplôme, il est encore beaucoup plus important que chacun connaisse Jésus-Christ personnellement en tant que Maître et Sauveur. Le processus d’auto-évaluation de l’AAA est un moyen officiel de déterminer avec quelle efficacité la mission spirituelle de l’école est présentée à la population étudiante, et d’insister sur la responsabilité de chaque employé d’en donner l’exemple. L’examen du programme de l’institution, des événements organisés sur le campus, des programmes et des règlements permet à l’école d’évaluer les forces et les faiblesses de sa mission.

C’est au cours du printemps 2013 que l’AAA nous a signalé que nous avions reçu l’accréditation jusqu’en décembre 2017. Nous devons le succès de notre rapport à l’AAA au fait d’avoir respecté le calendrier et travaillé avec une administration coopérative. Les fonctionnaires administratifs ont fourni au président de l’auto-évaluation un budget, des ressources et le personnel nécessaire pour achever le travail. En tant que président, cela a été pour moi un privilège de collaborer avec les professeurs, le personnel, l’administration et les étudiants de la WAU afin de produire un rapport cohérent, significatif et de haute qualité.

Grant Leitma

Grant Leitma, Ph.D, est professeur et directeur du Département de psychologie et d’orientation professionnelle de la Washington Adventist University (WAU) à Takoma Park, Maryland, aux États-Uni. Grant Leitma a obtenu son doctorat en psychologie expérimentale de l’Illinois Institute of Technology à Chicago, en Illinois. Il a fait de nombreuses publications et est membre de l’American Psychological Association, de l’American Counseling Association, de la Maryland Counseling Association et l’Adventist Association of Family Life Professionals. En 2012, G. Leitma a été président du comité d’auto-évaluation de l’Association d’accréditation des écoles, collèges et universités (AAA) pour la WAU et le rapport de la Middle States Commission on Higher Education (MSCHE) pour la WAU.