Fundamentos administrativos para programas on-line

Oferecer programas on-line, seja no ensino fundamental, médio ou superior, é uma tarefa significativa. Este panorama prático examina várias áreas que os administradores devem considerar ao criar ou procurar melhorar os cursos e programas on-line oferecidos por suas escolas. Várias perguntas são fornecidas para estimular o pensamento, com recursos adicionais referenciados para leitura adicional. Administradores e interessados em educação envolvidos na administração devem refletir sobre vários componentes essenciais antes de tomar a decisão: o alinhamento do curso on-line com a missão da escola de fornecer educação adventista; a necessidade de criar uma unidade de apoio à aprendizagem on-line; o design do programa e os serviços essenciais aos estudantes.

Garantir que o curso on-line se alinhe com a missão da sua escola

Mergulhar na oferta de cursos e programas on-line deve ser mais do que adotar uma nova moda; deve ser uma experiência bem planejada e alinhada com a missão da escola.¹ As questões a serem consideradas incluem: a veiculação on-line corresponde aos planos e metas estratégicos da instituição? Ela se encaixa na estrutura de tecnologia da instituição?² A decisão de oferecer cursos ou programas on-line não deve ser vista como uma forma de aumentar a receita rapidamente. Os administradores devem garantir que o planejamento para fornecer educação on-line inclua estratégias para superar a resistência à mudança, com disposição para ouvir, paciência e tolerância.³ Eles devem analisar a cultura e os processos da escola para garantir que o ambiente de aprendizado esteja pronto para a educação on-line. Coletar e analisar dados institucionais, realizar avaliações de necessidades, conduzir pesquisa de opinião ou formar grupos de foco para coletar informações e avaliar os processos organizacionais são todas estratégias de avaliação do que está acontecendo no campus e como o ambiente pode responder à mudança.⁴

Montar a equipe do departamento de apoio on-line

Para planejar o sucesso, crie uma unidade centralizada responsável pelo apoio à educação a distância.⁵ Essa unidade deve interagir e trabalhar com o restante da instituição, em vez de funcionar como um departamento independente. Considere terceirizar o suporte para a educação on-line ou desenvolver o talento já presente na escola.⁶ As áreas a serem consideradas no desenvolvimento de recursos incluem o pessoal, treinamento para professores iniciantes no ensino on-line, suporte tecnológico, apoio de design instrucional, marketing e serviços estudantis. Encontre ou desenvolva uma equipe com treinamento em oferta de educação on-line e a distância.⁷ Os professores precisarão de apoio, expectativas claras e treinamento individual à medida que desenvolvam e ministrem cursos on-line⁸ (ver o artigo de LaRonda Forsey nesta edição para mais detalhes sobre o apoio aos professores).

Defina expectativas realistas para a quantidade de trabalho e de tempo envolvido na criação, redação e no desenvolvimento de um curso on-line, assim como do ensino on-line. Por exemplo, haverá políticas que definam claramente quem possui legalmente os direitos sobre o conteúdo do curso on-line desenvolvido pelos professores (o professor ou a escola)? Quem pode atualizar o material? Com que frequência? Como os professores contratados ou adjuntos serão treinados ou trazidos a bordo? Quem irá regular as proporções aluno-tutor e como isso será feito? Como professores e alunos serão apoiados? Qual é o plano para contratar e financiar pessoal de apoio, além do apoio tecnológico? Algumas escolas designam uma ou mais pessoas para apoiar professores e alunos. Por exemplo, a Universidade de Montemorelos (México) tem uma pessoa de apoio virtual ao corpo docente e ao estudante. Outras escolas optaram por ter um diretor à parte para assuntos estudantis e um departamento de apoio ao corpo docente, que é a situação atual na Andrews University (Berrien Springs, Michigan, Estados Unidos). Outra abordagem é incorporar a monitoria nos serviços de biblioteca para estudantes on-line, como faz atualmente a Southern Adventist University (Collegedale, Tennessee, Estados Unidos). No nível da educação básica, uma maneira de organizar o apoio é pela série dos alunos, como tem feito a Griggs International Academy, da Andrews University. Seja qual for a abordagem, ela deve se concentrar na veiculação geral da instrução, não apenas nos cursos on-line.

Elaborando programas on-line

Programas on-line exigem planejamento e suporte. As áreas a serem consideradas incluem a necessidade, o público-alvo, as ferramentas tecnológicas, os resultados, o sequenciamento do curso, as finanças, os requisitos de frequência e participação e a experiência da escola ao servir a comunidade. Contratar professores qualificados, monitorar e avaliar seu desempenho também é uma parte crítica do processo de planejamento (ver o artigo de LaRonda Forsey para mais informação sobre esse assunto).

• Necessidade. Primeiramente, considere a necessidade do programa. Alunos on-line em nível universitário tendem a ser alunos adultos que não querem deixar sua família para ir até a escola. Alunos on-line no nível da educação básica podem ter necessidades ou valores únicos que podem ser mais bem atendidos pela flexibilidade do aprendizado on-line. Além disso, alunos de todos os níveis podem usar os cursos on-line para lidar com pendências e conflito de horários em seu plano de aprendizado no campus presencial. Passe algum tempo pesquisando o público potencial de um programa on-line e explore a melhor maneira de atender às necessidades deles. Quais são essas necessidades? Que tipos de alunos se inscreveriam no programa de graduação? Como o programa proposto e as mensalidades se comparam aos de seus concorrentes? O público-alvo tem condições de arcar com os custos? Existe um mercado para esse programa? O mercado já está saturado? Por exemplo, como muitos MBAs on-line estão disponíveis, houve uma saturação de mercado nos Estados Unidos. Por esse motivo, não seria sensato iniciar um novo MBA on-line. Pesquise cuidadosamente a necessidade e o mercado do programa previsto. Recursos on-line ou pesquisadores de universidades podem fornecer assistência à medida que você considera como conduzir uma avaliação de necessidades e pesquisar o mercado para seu programa.⁹

• Público-alvo. Compreender o público-alvo ajudará a informar as características essenciais do design do programa e das opções de oferecimento. Todos os alunos em potencial moram no mesmo fuso horário ou em fusos horários próximos? Qual o nível de flexibilidade que os alunos esperam do seu programa on-line? As sessões síncronas (ao vivo) exigidas serão um benefício ou uma barreira para o público-alvo? Os membros do público em potencial já frequentam uma escola tradicional e desejam ofertas on-line apenas para complementar sua educação? Ou são crianças sendo educadas em casa, ou adultos que estão viajando ou trabalhando, ou outra população que será mais bem alcançada através de um programa on-line? De quais habilidades motivacionais ou digitais os alunos precisam? A veiculação sincronizada será a melhor opção para eles?¹⁰ Os polos locais serão usados para apoiar o ensino a distância, com os alunos podendo se reunir para desenvolver projetos, fazer testes monitorados e outros tipos de experiências educacionais presenciais?¹¹ À medida que você identifica o público potencial de um programa on-line e aprende o máximo que pode sobre eles, você será capaz de projetar um pacote atrativo que atenda às suas necessidades de aprendizado.

• Ferramentas tecnológicas. A educação on-line depende muito de ferramentas tecnológicas, tanto de hardware quanto de software. De recursos de servidor a bancos de dados e sistemas de rede, os recursos precisam estar prontamente disponíveis com antecedência para sustentar um programa on-line. A tecnologia obrigatória inclui um sistema de gerenciamento de aprendizado, um método para armazenar e transmitir vídeo e uma ferramenta para videoconferências ao vivo e aulas síncronas. Além disso, uma escola pode fornecer ferramentas de trabalho colaborativas, como o Google Apps, e um endereço de e-mail para cada aluno. As ferramentas devem ser selecionadas cuidadosamente. Use a tecnologia já existente dentro da instituição ou da escola, tanto quanto possível. Considere o público, suas programações diárias, os fusos horários e acesso à internet.¹² Estabeleça uma comissão de tecnologia que inclua educadores e especialistas em tecnologia e atribua a eles a criação de um plano de tecnologia e que essa comissão providencie também uma supervisão para seleção, implementação, apoio e manutenção das ferramentas tecnológicas.¹³

• Definição e avaliação de resultados. Os resultados de aprendizado do aluno são os conhecimentos, habilidades ou comportamentos que os alunos devem ser capazes de demonstrar após a conclusão do programa. Os resultados do programa devem ser estabelecidos e cuidadosamente definidos como parte do processo de planejamento e idealização do currículo. O que os alunos devem ser capazes de fazer quando concluírem o programa?¹⁴ Como esses resultados serão medidos? Quais habilidades são desejadas pelos que darão emprego aos alunos que se formam nesse programa? Que tipos de experiências e práticas de aprendizagem são necessárias para ajudar os alunos a progredir para a próxima série ou para a conclusão do curso? Que tipos de fraquezas acadêmicas exigirão reforço para alunos adultos matriculados em cursos on-line depois de muitos anos fora da sala de aula? (Áreas comuns que precisam ser abordadas incluem escrita acadêmica e habilidades com o computador.)¹⁵

• O sequenciamento do curso. A equipe de criação de currículos da escola ou de uma universidade próxima pode fornecer assistência ou treinamento na elaboração do currículo e da sequência dos cursos. O sequenciamento das disciplinas deve ser considerado depois que as disciplinas forem planejadas e as experiências de aprendizado delineadas para atender aos resultados pretendidos. As perguntas a serem consideradas nesse estágio incluem: que planos existem para ajudar os alunos que enfrentam um grande acontecimento na vida ou um revés? Como esse tipo de problema afetará sua capacidade de seguir a sequência estabelecida de disciplinas? Esses alunos terão oportunidade de se recuperar? Quanto tempo eles terão após o evento para concluir essa transição e quem os ajudará? Existem políticas declaradas e estabelecidas para orientar essas situações? Compare seu programa com programas semelhantes em outras escolas. Esse tipo de pesquisa pode fornecer orientação à medida que você cria as políticas e os procedimentos para o seu programa.

• Finanças. Os programas on-line com frequência são vistos erroneamente como empresas geradoras de caixa. Os especialistas discordam entre si se os programas on-line realmente custam menos (ver https://www.onlineprogramhowto.org/budget/ para uma análise mais detalhada). As escolas adventistas devem se concentrar na missão da educação cristã, com o objetivo de fornecer acesso à educação patrocinada pela igreja para um número maior de alunos. Os planos para a educação on-line devem incluir uma reflexão cuidadosa sobre o público e a missão. O pensamento e o planejamento cuidadosos que envolvem o programa devem incluir uma investigação da(s) fonte(s) potencial(is) de financiamento, custos operacionais e receita projetada. Qual é a fonte de financiamento para o investimento inicial? Quantos alunos serão necessários para garantir que o programa seja financeiramente viável para continuar no futuro? Quantos serão os membros da equipe? O programa utilizará apenas professores adjuntos ou também professores em período integral já empregados pela instituição? Os docentes em período integral terão suas cargas de ensino ajustadas para acomodar as demandas de preparo e ensino em um programa on-line? Quem determinará as escalas salariais? Os recursos no Quadro 1 fornecem informações adicionais sobre o planejamento de como financiar o programa on-line.

• Frequência presencial. Os alunos da educação básica ou do programa de graduação deverão frequentar a escola em alguma parte do ano letivo? Por exemplo, a escola pode ter uma orientação no início ou um ponto alto no final. Alguns cursos podem incluir um requisito de frequência presencial, outros podem ser completamente assíncronos. Acima de tudo, considere o público-alvo e suas necessidades, bem como as necessidades de instrução. Haveria algumas apresentações que absolutamente deveriam ser entregues pessoalmente? O público-alvo será capaz de viajar para a escola, considerando seus horários, outras responsabilidades e finanças? Onde eles vão ficar no período em que precisarem estar no campus? Os alunos do ensino fundamental e médio (menores) precisarão estar acompanhados pelos pais ou responsáveis, portanto, as acomodações para esses grupos também devem ser consideradas. Considere todas as perspectivas durante esse estágio do processo de planejamento.

• Experiência comunitária na escola. A aprendizagem acontece na comunidade, e a experiência educacional on-line, assim como a educação tradicional, requer comunidade. As escolas cristãs são comunidades de fé compostas de experiências de adoração, palestrantes convidados, fóruns, programas de fim de semana, visitas a lares de professores e muito mais.¹⁶ Essas experiências contribuem para o caráter distinto da escola e aumentam os sentimentos de pertencimento e conexão dos alunos. Que experiências semelhantes o programa oferecerá dentro e fora dos cursos? Os cursos serão planejados e estruturados para incluir o apoio ao aluno ou grupos de estudo?

A instituição oferece reuniões com representantes da comunidade, seminários, simpósios ou outros eventos para alunos que estão atualmente matriculados na escola ou no programa de graduação? Em caso afirmativo, como experiências semelhantes podem ser fornecidas on-line? Como os alunos on-line terão acesso a informações institucionais, como boletim, notícias semanais, mídias sociais, conteúdo do YouTube, diretórios de funcionários e alunos, transmissão de serviços religiosos, podcasts, estação de rádio universitária etc.? Quem será designado para convidar os alunos on-line para participar dos eventos transmitidos? Que provisões serão feitas para a rede social e espiritual dos alunos? Seja intencional sobre a criação de uma comunidade de aprendizado para que alunos on-line e presenciais possam interagir.¹⁷

Políticas de educação on-line

Toda escola tem políticas que guiam a prática. Revise as políticas atuais, adapte-as conforme necessário e crie políticas adicionais para a educação on-line. As áreas a serem consideradas incluem políticas filosóficas, acadêmicas, de governança, de recursos humanos, jurídicas, técnicas e fiscais.¹⁸ Defina métodos para garantir a conformidade com os regulamentos e regras para operar on-line em cada um dos países onde os alunos estão sendo atendidos. Certifique-se de que a escola tenha permissão para operar nos estados e países onde a educação on-line está sendo oferecida. Decida como lidar com controle acadêmico e supervisão, particularmente no nível de ensino superior. O curso on-line será incorporado ao curso presencial? Será uma entidade completamente separada? Será um pouco presencial e um pouco on-line? Assegure que as estruturas para avaliação e revisão do programa estejam disponíveis para cursos on-line e presenciais. Crie uma comissão para supervisionar as iniciativas on-line com o corpo docente, a biblioteca, os serviços estudantis e a participação e representação da equipe de apoio (consulte, por exemplo: http://online.aiias.edu/about/dol-staff).

Prestando serviços aos alunos

Use um sistema para criar e configurar serviços de apoio ao aluno: consultoria, rede de colegas, listagem de cursos, livraria, biblioteca, tecnologia e serviços de ex-alunos.¹⁹ Um sistema assim considera todos os componentes e como eles se inter-relacionam.²⁰ Às vezes esses serviços e componentes são chamados de “pacote” para os cursos on-line. Eles impactam a qualidade do programa e a experiência do aluno e devem ser planejados com cuidado.

• Admissões. Novos alunos serão aceitos uma vez por ano, a cada semestre ou com mais frequência? As grandes instituições com fins lucrativos estabeleceram um alto padrão competitivo com processos rápidos de admissão (duas semanas ou menos) e muitos pontos iniciais ao longo do ano para que os alunos possam começar logo após selecionar o nível que desejam seguir. Quem ajudará os alunos on-line a navegar no processo de matrícula? Como o departamento de matrículas garantirá um tempo rápido de respostas para futuros alunos?

• Orientação. Como a escola fornecerá aos alunos on-line orientações relativas à universidade, ao departamento, ao curso e ao ambiente on-line? A orientação será feita presencialmente, on-line, em uma sessão ao vivo síncrona ou por meio de um minicurso incorporado ao sistema de gerenciamento de aprendizagem (Learning Management System - LMS)? Embora a idade e a capacidade dos alunos sejam determinantes para isso, o que deve fazer parte da experiência de orientação de todos os alunos é o seguinte: mensagens de boas-vindas amigáveis que definam o tom da experiência on-line da escola; oração com e para os alunos ao iniciarem sua jornada acadêmica; apresentação de todas as pessoas com as quais os alunos irão interagir, incluindo o apoio à biblioteca, o coordenador do programa, os professores, pelo menos do primeiro módulo, o apoio ao LMS etc.; apresentações dos alunos; uma visão geral do programa, incluindo resultados, experiências de aprendizagem específicas, experiências excepcionais etc.; e uma demonstração, em vídeo, de uma disciplina on-line do programa para que os alunos saibam o que esperar e como interagir com seus professores.

• Aconselhamento. Os conselheiros on-line normalmente são o principal contato dos alunos com a instituição. Eles oferecem apoio durante toda a experiência de aprendizado e geralmente fornecem uma ponte entre os alunos distantes e os processos criados para alunos presenciais que podem ser desafiadores para o aluno on-line.²¹ Eles planejam abordar as seguintes áreas: quem fornecerá orientação aos alunos on-line? Essas pessoas estão preparadas para fazer videoconferência e responder rapidamente às perguntas dos alunos? Eles são treinados nas necessidades e perspectivas únicas dos alunos on-line, sejam eles alunos da educação básica ou jovens adultos em nível de faculdade e universidade? Quem enviará atualizações regulares com incentivo e lembretes sobre os próximos passos da jornada acadêmica dos alunos?

• Biblioteca. Os processos internos estão configurados para que os alunos on-line possam acessar os serviços da biblioteca da escola? Como os alunos on-line serão treinados para acessar e usar os recursos da biblioteca? Um ou mais membros da equipe da biblioteca serão treinados e receberão ferramentas para se comunicar efetivamente com alunos on-line?

• Apoio acadêmico (acomodações para deficientes, serviços de aconselhamento e progresso estudantil). Como os alunos on-line obterão os serviços aos quais outros alunos da mesma escola têm direito? Que tipos de adaptações para deficientes estarão disponíveis? O departamento de aconselhamento e avaliação está pronto para dar apoio aos alunos on-line? Quais serviços de monitoria estão disponíveis ou devem ser disponibilizados para alunos on-line? Os alunos terão acesso a cursos de aperfeiçoamento no campus, como o Curso de Escrita, Matemática ou laboratórios especializados? Esses departamentos estão preparados para ajudar os alunos on-line? Quem irá encaminhar os alunos para esses serviços?

• Apoio tecnológico. Algumas questões a serem consideradas incluem: que variedade de serviços a escola fornecerá? Qual departamento fornecerá apoio técnico para os alunos on-line? Por exemplo, a escola fornecerá apoio apenas para as ferramentas de LMS e videoconferência? E se os alunos tiverem problemas com seus computadores pessoais? O aluno on-line terá direito a descontos em softwares acadêmicos e materiais impressos? Em qual horário o serviço de atendimento e ajuda estará aberto para alunos e professores?

• Inspeção – inibindo a desonestidade acadêmica. Como será verificada a identidade dos estudantes on-line? Como será mantida a integridade dos processos de avaliação? Uma das preocupações em relação à qualidade da educação on-line é esta: como a instituição sabe que a pessoa que está fazendo o trabalho é a mesma que recebe o crédito? Essa importante questão deve ser abordada para garantir uma experiência de avaliação de qualidade. O uso de um inspetor permitirá que a escola compare a identidade do aluno com a pessoa que completa uma avaliação importante e necessária para passar no curso. Algumas escolas realizam exames por meio de uma videoconferência, enquanto outras exigem que os alunos se reúnam com um inspetor autorizado, e algumas até exigem um acompanhamento no campus.²²

Os programas on-line também precisam identificar e implementar formas eficazes de impedir a desonestidade acadêmica nas tarefas diárias e nos trabalhos de pesquisa e acadêmicos. Nas estratégias deve-se incluir claramente a definição de desonestidade acadêmica (como ela se apresenta) bem como no manual do estudante direcionado aos alunos on-line. Também é preciso estabelecer políticas para relatar a desonestidade acadêmica e para ações disciplinares; equipar os professores com estratégias para ajudar a dissuadir os alunos de enviar o trabalho de outra pessoa como se fosse seu; e investir em ferramentas de software que possam ajudar a detectar o plágio.²³

• E-mails automatizados e análise de aprendizado. Os e-mails automáticos serão configurados para garantir que os alunos recebam lembretes e informações essenciais em pontos-chave da jornada acadêmica? Que tal criar outros alertas e notificações acionados pela análise de dados no LMS ou no sistema de informações do aluno para alertar a equipe a orientar e redirecionar os alunos para as próximas etapas a fim de obter sucesso?

• Reclamações. Como serão recebidas e processadas as queixas dos alunos? Quem garantirá que as preocupações dos alunos serão respondidas prontamente?

• Marketing. Identifique o alvo de mercado específico. Esse deve ser um mercado suficientemente grande para sustentar o programa e permitir que ele cresça. Pesquise e analise como esse público prefere receber publicidade: via e-mail, Facebook, mensagens de texto ou panfletos impressos? Quais comunidades ou listas de discussão on-line podem ajudar você a alcançar esse público? Quem está disponível na instituição para ajudar na publicidade do curso ou graduação on-line?

A implementação de um sistema de apoio administrativo de alta qualidade para a aprendizagem on-line, do ensino fundamental ao ensino superior, exige um planejamento ponderado e um trabalho estratégico cuidadoso. Os administradores e as partes interessadas devem fazer o trabalho de base de um sistema efetivo para assegurar o fornecimento de uma educação on-line adventista de qualidade. Os princípios de práticas recomendadas, discutidos neste artigo, ajudarão a garantir que os programas estejam alinhados com a missão da escola, que os programas on-line tenham os sistemas de apoio necessários para professores e alunos e que sejam projetados para atender às necessidades específicas do mercado. Com um planejamento cuidadoso, um sistema efetivo pode ser criado.

Este artigo foi revisado por pares.

Janine Monica Lim

Janine Monica Lim, PhD, é diretora associada de Ensino Superior On-line na Escola de Educação a Distância e professora associada de Tecnologia Educacional na Andrews University, em Berrien Springs, Michigan, Estados Unidos. Em sua função atual, a Dra. Lim é responsável por mais de 200 cursos on-line, por treinamento de professores e por sistemas que dão suporte à aprendizagem on-line. Ela supervisiona o corpo docente e cursos do Consórcio de Faculdades e Universidades Adventistas e desde 2015 tem atuado no conselho da Associação de Aprendizagem a Distância dos Estados Unidos. Antes de trabalhar na Andrews University, a Dra. Lim coordenou a educação a distância para 22 distritos escolares de ensino fundamental e médio no sudoeste de Michigan, iniciou projetos internacionais de videoconferência, como o Read Around the Planet e o MysteryQuest; é cofundadora da TWICE (Organização de Videoconferência do Ensino Fundamental e Médio de Michigan); ministrou cursos de pós-graduação em tecnologia educacional; e publicou e apresentou trabalhos em sua área. Ela também foi autora de uma coluna sobre tecnologia para a REVISTA. Como coordenadora desta edição, a Dra. Lim auxiliou em todos os aspectos de seu desenvolvimento, desde a identificação de tópicos, autores e revisores até o fornecimento de informações sobre manuscritos e resposta a perguntas. A equipe editorial da REVISTA expressa profunda gratidão por sua assistência durante todo o planejamento e produção desta edição.